Cosa succede quando in fiera manca qualcosa?
Una fiera ha una data di apertura che non si sposta. Il pannello arrivato rotto, il campione dimenticato in sede, il macchinario per la demo che non è partito, il materiale promozionale finito il secondo giorno: se arrivano dopo l'inaugurazione, non servono più. Per questo il trasporto fieristico ha una finestra stretta, di solito tra le 24 e le 48 ore, e non tutte le soluzioni di trasporto ci stanno dentro.
Il furgone dedicato è pensato per questa finestra: parte quando confermi, non quando il giro è completo; va dritto al quartiere fieristico; entra nel padiglione nella fascia oraria in cui si può scaricare. E a fine fiera torna a prendere tutto.
Cosa trasportiamo per fiere ed eventi?
- Parti dello stand: strutture, pareti, pavimentazioni, controsoffitti, arredi dello stand, impianti luce.
- Grafiche e pannelli: stampe di grandi dimensioni, retroilluminati, totem, materiali fragili e lunghi.
- Prodotti da esporre e macchinari per le dimostrazioni, dal singolo prototipo alla macchina su pallet, anche con sponda idraulica.
- Campionari e collezioni per moda, arredamento, design, calzature, gioielleria.
- Materiale promozionale: cataloghi, gadget, allestimenti per eventi aziendali, convegni, presentazioni, sfilate e set.
- Flight case e attrezzatura tecnica: impianti audio, video e luci, strumenti musicali, scenografie e palchi modulari, merchandising per tour, concerti e produzioni.
Dal singolo collo a 10 europallet e 1.200 kg per furgone.
Perché camion in groupage e aereo cargo spesso non bastano per una fiera?
| Camion in groupage | Aereo cargo con ultimo miglio | Furgone dedicato | |
|---|---|---|---|
| Quando parte | Quando il carico è completo | Con il primo volo disponibile | Alla tua conferma, in poche ore |
| Passaggi intermedi | Magazzini di smistamento | Aeroporto, dogana, ultimo miglio con un altro mezzo | Nessuno: dal tuo magazzino allo stand |
| Accesso al quartiere fieristico | Difficile nei centri urbani e nelle fasce di carico | Dipende dal vettore dell'ultimo miglio | Furgone che entra nel padiglione, autista abituato agli accessi fieristici |
| Orario di consegna | Finestra indicativa, spesso di più giorni | Legato a orari e disponibilità dei voli | Concordato nel preventivo, con targa e nome dell'autista |
| Movimentazioni intermedie | A ogni passaggio in magazzino | In aeroporto, in dogana e al cambio di mezzo | Zero: la merce sale al ritiro e scende allo stand |
Camion e aereo cargo restano le scelte giuste quando il materiale è pianificato con settimane di anticipo e viaggia con l'allestitore. Il furgone dedicato serve quando il tempo è poco o la merce non può passare di mano. Fuori dall'Europa, dove il furgone non arriva, organizziamo noi l'aereo express.
Come funziona una consegna in fiera, passo per passo
- Ci dici fiera, padiglione, stand e fasce orarie. Insieme a ritiro, colli con misure e peso ed eventuali vincoli: sponda idraulica, merce fragile, dogana. Rispondiamo in pochi minuti con prezzo, furgone e orario di consegna concordato (o giorno concordato, con i furgoni soggetti a tachigrafo).
- Alla conferma, il furgone viene assegnato. Ricevi targa e nome dell'autista: sono i dati con cui richiedi alla fiera i pass di accesso per mezzo e autista, e con cui chi è allo stand sa a chi è affidata la merce.
- Carico entro poche ore. In sede, dall'allestitore o dal fornitore, anche con più ritiri nello stesso viaggio.
- Viaggio diretto con tracking GPS. Chi è già in fiera segue il furgone sulla mappa e sa quando scendere al padiglione.
- Scarico allo stand nella fascia concordata. Con il muletto della fiera, se l'hai prenotato, o con la nostra sponda idraulica e il transpallet se no. L'autista collabora allo scarico a bordo mezzo. Prova di consegna firmata via email.
- Ritiro a fine fiera. Un altro furgone dedicato passa nella finestra di smontaggio e riporta il materiale in sede, in magazzino o alla fiera successiva.
Le regole del quartiere fieristico che decidono la consegna
Ogni fiera ha un regolamento tecnico e, in Italia, anche qualche regola non scritta. Sono queste a decidere se il materiale arriva allo stand o resta al cancello:
- Le finestre di carico e scarico sono rigide, a volte una fascia oraria, a volte un orario esatto, spesso con sanzioni per chi sfora. Arrivare troppo presto è un problema quanto arrivare tardi: coda ai cancelli, nessun posto per scaricare, mezzo fermo a pagamento. Per questo fissiamo l'orario di consegna dentro la finestra, non "la mattina".
- Badge e pass temporanei per il mezzo e per l'autista vanno prenotati prima, con targa e nominativo: di solito li richiede l'espositore, e noi ti diamo targa e nome dell'autista appena il furgone è assegnato.
- Permessi ZTL temporanei per i quartieri fieristici in centro città: di solito li richiede l'espositore insieme ai pass, secondo il regolamento della fiera.
- DPI e protocolli di sicurezza: in molti padiglioni l'autista entra solo con scarpe antinfortunistiche e gilet, a volte con un attestato. I nostri autisti sono abituati agli accessi fieristici: dicci prima cosa richiede la fiera.
- Lo scarico: con il muletto della fiera o con la nostra sponda. Se hai prenotato lo scarico con muletto tramite la fiera, il furgone arriva allo stand, o al padiglione magazzino indicato dalla fiera, e aspetta che il materiale venga scaricato. Se non l'hai prenotato, arriviamo con il Van Telonato con sponda idraulica e transpallet e scarichiamo noi allo stand. Dillo nel preventivo: cambia il mezzo che mandiamo. Le condizioni di attesa allo stand, quando il muletto della fiera tarda, dipendono dalla fiera: le trovi scritte nel preventivo.
- Più fornitori nello stesso momento: allestitori, elettricisti, audio e video entrano nelle stesse ore. Il tracking GPS condiviso con chi è allo stand serve a far trovare pronte le persone giuste quando il furgone arriva.
Cosa serve per consegnare allo stand?
| Informazione | Perché serve |
|---|---|
| Nome della fiera e quartiere fieristico | Per conoscere regole di accesso e fasce di carico |
| Padiglione e numero dello stand | Per lo scarico allo stand, non al piazzale |
| Fasce orarie di allestimento e smontaggio | Per fissare l'orario di consegna e il ritiro finale |
| Pass o badge richiesti e contatto dell'allestitore | Per far entrare l'autista e consegnare alla persona giusta |
| Colli: quanti, misure, peso, fragilità | Per scegliere il furgone e l'eventuale sponda idraulica |
| Scarico prenotato con il muletto della fiera, oppure no | Per mandare il furgone con sponda idraulica e transpallet se lo scarico lo facciamo noi |
| Regolamento tecnico della fiera: DPI, permessi ZTL, pass richiesti dall'espositore | Per far entrare l'autista e il mezzo senza fermi al cancello |
| Per l'estero: valore della merce e documenti | Per le pratiche doganali di Svizzera, Regno Unito e Norvegia |
Ritiro a fine fiera: come si organizza?
Lo smontaggio ha una finestra precisa, spesso poche ore la sera dell'ultimo giorno, con decine di mezzi che entrano nello stesso momento. Per questo il ritiro lo pianifichiamo insieme all'andata: un furgone dedicato diverso da quello della consegna, prenotato per la fascia di smontaggio, con l'autista che conosce gli accessi del quartiere. Il materiale torna in sede, va in magazzino o riparte per la fiera successiva, anche all'estero e anche di notte.
Chi fa più fiere nella stessa stagione può chiederci di pianificare l'intero calendario: andata, ritorno e trasferimenti tra una manifestazione e l'altra.
Fiere all'estero: cosa cambia?
Il meccanismo non cambia: un furgone, la tua merce, una tratta diretta fino al padiglione, in 29 Paesi europei. Cambiano tre cose, e le gestiamo noi:
- La dogana. Svizzera, Regno Unito e Norvegia sono fuori dall'Unione doganale: il materiale che rientra dopo la fiera viaggia di solito in esportazione temporanea, con fattura o proforma con il valore, codici doganali e numero EORI. Possiamo occuparci noi delle pratiche o lavorare con il tuo spedizioniere doganale.
- Le soste di riposo sulle tratte lunghe, previste dalla legge sul tachigrafo per i furgoni tra 2,5 e 3,5 tonnellate dal 1° luglio 2026. Il Van Compatto è esente: per campionari e grafiche è il mezzo più rapido verso le fiere lontane.
- Le regole del quartiere fieristico, diverse da Paese a Paese: pass, fasce di carico, accessi notturni. Le chiediamo prima della partenza.
Prototipi, campionari e materiale fragile: come viaggiano?
Un prototipo per una demo o un campionario di collezione non possono passare per un magazzino di smistamento. Nel furgone dedicato la merce viene fissata una volta al carico, con cinghie agli ancoraggi del vano e su indicazione di chi carica, e toccata di nuovo solo allo stand: movimentazioni intermedie zero, nessun altro carico accanto, nessun trasbordo, mezzo mai incustodito. Ogni viaggio è coperto dalla convenzione CMR; per i pezzi di valore aggiungiamo su richiesta una polizza All Risk sull'intero valore, quotata nel preventivo con fattura e foto dell'imballo.
Quale furgone per il materiale da fiera?
| Furgone | Europallet | Portata | Adatto a |
|---|---|---|---|
| Van Compatto | 2 | 500 kg | Campionari, grafiche, materiale promozionale, prototipi piccoli; esente dalla sosta tachigrafo |
| Van Box | 5-7 | 1.200 kg | Arredi dello stand, flight case, macchine compatte per le demo |
| Van Telonato | 8-10 | 1.000 kg | Pareti e strutture lunghe, carico laterale con il muletto |
| Van Telonato con sponda | 8-10 | 800 kg | Scarico allo stand senza muletto, con sponda idraulica e transpallet |
Per gli stand che superano i 10 europallet, un autotreno gran volume con consegna in fiera. Le schede complete sono nella sezione I nostri mezzi.
Da cosa dipende il prezzo di un trasporto in fiera?
Dalla distanza e dalla tratta, compreso il posizionamento del furgone al ritiro; dal tipo di furgone; dalla fascia oraria richiesta, se notturna o festiva; dai servizi accessori: sponda idraulica, pratiche doganali, polizza All Risk, più ritiri, ritorno a fine fiera. Non c'è un listino: ogni trasporto è quotato sulla tratta reale, e il preventivo, gratuito, arriva in pochi minuti con mezzo, prezzo e orario o giorno di consegna concordato. Qui spieghiamo da cosa dipende il prezzo di un trasporto dedicato.
Cosa non facciamo
Trasportiamo il materiale fino allo stand e lo riprendiamo a fine fiera. Non facciamo montaggio e smontaggio dello stand, facchinaggio e consegne al piano, imballaggio, deposito tra una fiera e l'altra, smaltimento degli imballaggi. Lavoriamo solo con le aziende.
Domande frequenti sui trasporti per fiere
Consegnate direttamente allo stand?
Sì, in Italia e in Europa. Ci servono il nome della fiera, padiglione e numero dello stand e le fasce orarie di accesso del quartiere fieristico. Se hai prenotato il muletto della fiera, il furgone arriva allo stand o al padiglione magazzino indicato e aspetta lo scarico; se no, scarichiamo noi allo stand con sponda idraulica e transpallet. In ogni caso nella fascia concordata nel preventivo.
Fate anche il ritiro a fine fiera?
Sì. A fine manifestazione un altro furgone dedicato passa a ritirare il materiale nella finestra di smontaggio e lo riporta in sede, in magazzino o alla fiera successiva. Basta indicarlo nel preventivo: lo pianifichiamo insieme all'andata.
Quanto preavviso serve per una consegna in fiera?
Per un'urgenza il carico può avvenire entro poche ore dalla conferma, se c'è un furgone disponibile in zona. Per le fiere all'estero conviene confermare con un giorno di anticipo in più, per organizzare accessi, eventuali pratiche doganali e la fascia di scarico.
Cosa trasportate per le fiere?
Parti dello stand, grafiche e pannelli, arredi, campionari, prototipi e macchinari per le dimostrazioni, materiale promozionale, flight case: dal singolo collo a 10 europallet e 1.200 kg per furgone. Non facciamo montaggio e smontaggio dello stand, facchinaggio o deposito.
Il materiale per una fiera in Svizzera o nel Regno Unito deve passare la dogana?
Sì: Svizzera, Regno Unito e Norvegia sono fuori dall'Unione doganale. Il materiale che rientra dopo la fiera viaggia di solito in esportazione temporanea, con i documenti della merce: fattura o proforma con il valore, codici doganali e numero EORI. Possiamo occuparci noi delle pratiche o lavorare con il tuo spedizioniere doganale.
Come seguo la consegna mentre sono già in fiera?
Prima del carico ricevi targa e nome dell'autista, così chi è allo stand sa chi aspettare; a carico avvenuto il link del tracking GPS, che puoi girare a chi è allo stand; a consegna avvenuta la prova di consegna firmata.
Cosa succede se il furgone arriva in ritardo rispetto all'orario concordato?
L'orario concordato (con Van Compatto e aereo express) o il giorno concordato (con Van Box e Van Telonato, soggetti a tachigrafo) è coperto dalla Garanzia di Puntualità: se la consegna arriva dopo, la Garanzia subentra, alle condizioni dei Termini e Condizioni.
Qual è la differenza tra allestimento dello stand e trasporto fieristico?
L'allestimento è la progettazione, il montaggio e l'arredo dello stand, e lo fa l'allestitore. Il trasporto fieristico è portare il materiale dal magazzino allo stand nella finestra giusta, e riprenderlo a fine fiera. GV Line fa il trasporto, con furgone dedicato; non fa montaggio, facchinaggio o deposito.
Quando serve un furgone dedicato per uno stand?
Quando il materiale è fragile, di valore o fuori misura; quando la finestra di consegna è stretta o l'inaugurazione è vicina; quando lo stand è in un quartiere fieristico in centro città con accessi limitati; quando qualcosa è andato storto e serve una seconda spedizione in poche ore. Se lo stand viaggia con settimane di anticipo insieme all'allestitore, il camion in groupage può bastare.
Come viene fissato il materiale nel furgone?
Con cinghie agli ancoraggi del vano di carico, flight case e casse bloccate a terra, pannelli e grafiche nei loro imballi e mai appoggiati alle pareti. Il fissaggio lo fa l'autista su indicazione di chi carica, perché ogni materiale ha punti di ancoraggio diversi. Il furgone trasporta solo la tua merce, quindi niente altri carichi accanto. L'imballaggio resta a carico tuo o dell'allestitore.
Trasportate anche materiale per eventi, convegni e sfilate?
Sì: allestimenti per eventi aziendali, convegni, presentazioni, sfilate e set, con consegna alla sede dell'evento nella fascia oraria concordata e ritiro a fine evento, anche di notte e nei festivi.